Les problèmes d'hygiène des données peuvent nuire à la prise de décision, à l'expérience client et à l'efficacité de l'équipe de vente.
Il est donc essentiel de garantir l'intégrité des données. Cela implique de minimiser les incohérences et les redondances de vos bases afin de garantir une qualité constante des données.
Certaines entreprises disposent d'équipes de données ou de contributeurs dédiés au nettoyage des données, qui vérifient et complètent manuellement les fiches prospects et clients.
Parfois, les sales managers ou les équipes RevOps mettent en place des stratégies pour préserver l'intégrité des données : directives et de normes pour la gestion des données, intégration de données provenant de différentes sources, élimination des doublons et examen et correction des erreurs.
Nous nous sommes entretenus avec Leore Spira, directrice des Opérations de Revenus chez Blink et Sid Kumar, SVP RevOps chez HubSpot, et nous leur avons demandé de nous faire part de leurs expériences et conseils pour maintenir et améliorer la qualité des données.
1. Analysez votre processus de collecte de données
La première étape importante selon Leore et Sid est de mettre en place un processus clair pour collecter des données et faire comprendre à tous les employés la valeur de l'intégrité des informations.
La collecte des informations est à la base de l'intégrité des données. Si les données ne sont pas précises et fiables dès leur entrée sur votre base, les problèmes se multiplieront par la suite.
Pour renforcer cette base, les entreprises doivent donc soigneusement examiner et optimiser leurs méthodes de collecte de données.
Remettez en question les méthodes, outils et procédures que vous utilisez pour collecter les données. Les données sont-elles collectées de manière cohérente et exhaustive ? Y a-t-il des lacunes ou des imprécisions éventuelles dans le processus actuel ?
Les ajustements peuvent inclure l'introduction de nouvelles technologies pour la saisie des données, le raffinement des méthodes de saisie manuelle ou l'optimisation des méthodes existantes pour améliorer la précision et la cohérence.
2. Structurez et formez votre équipe
La gestion du CRM et des bases de données est rarement la tâche préférée des sales. Pourtant, il est essentiel que votre équipe soit votre meilleure alliée dans la maintenance des données.
L'obtention d'une bonne intégrité dépend de la structure de votre équipe et de la responsabilité de chaque membre à maintenir certains points de données.
Envisagez d'attribuer des rôles tels que Insights Manager, Pre-Sales, Post-Sales et Marketing Operations pour surveiller certaines fonctions liées aux données.
Chaque membre de l'équipe doit également être conscient de ses responsabilités, notamment la gestion de la qualité des données issues des activités de marketing, le suivi des dépenses et le maintien de la qualité des données.
3. Améliorez votre pile technologique
L'une des tâches principales pour garantir l’intégrité de vos données consiste à adopter les bons outils pour collecter, gérer et maintenir vos données et s'assurer qu’ils sont reliés entre eux de manière transparente.
Cette connectivité est indispensable pour créer un écosystème de données unifié qui permette des opérations plus fluides.
Leore Spira, directrice RevOps chez Blink, souligne :
"Vous voulez vous assurer que vous construisez une pile technologique qui convient non seulement à l'équipe de vente, mais aussi aux autres parties prenantes du processus. Vous ne voulez pas apporter trop d'outils et les intégrer dans plusieurs plateformes".
“Il faut voir plus loin que le bout de son nez, mais aussi s'assurer que l'on utilise ses ressources intelligemment et avec soin, sinon on nuit aux données".
Effectuez une recherche approfondie sur les meilleures pratiques pour les piles technologiques. Évaluez les outils de routage des prospects, d'acquisition de clients, d'orchestration des données, de collecte de données et de fournisseurs de données.
Ben Mouquet, directeur des ventes chez Cognism, explique pourquoi il peut être intéressant d’investir dans une plateforme d’enrichissement. 🎬
4. Corrigez les erreurs de données
Les erreurs de données peuvent être multiples : des informations mal saisies, des prospects qui entrent de fausses coordonnées lorsqu’ils remplissent un formulaire, des doublons…
En outre, les données ne restent pas statiques. Les prospects déménagent, les clients changent de poste, les entreprises fusionnent, votre clientèle est en constante évolution.
C’est pourquoi il est important de mettre en œuvre plusieurs points de contrôle pour valider l'exactitude et l'exhaustivité des données tout au long de leur cycle de vie.
Ces points de contrôle de validation jouent le rôle de gatekeeper et évaluent les données à différentes étapes afin de préserver leur intégrité.
Par exemple, les systèmes automatisés équipés d'algorithmes de détection d'erreurs peuvent signaler immédiatement les incohérences ou les erreurs et éviter que des données erronées ne soient introduites dans le système.
La mise en œuvre d'un cryptage peut également permettre de protéger les données contre les accès non autorisés ou les manipulations.
La mise en place d'un cadre de surveillance et d'audits réguliers, automatisés ou manuels, permet d'identifier les tendances, les modèles ou les divergences au fil du temps.
Au fur et à mesure que les systèmes de données évoluent, les stratégies de validation devraient également évoluer. Les techniques de validation adaptatives permettent d'affiner en permanence les protocoles de vérification sur la base de nouveaux modèles de données, de progrès technologiques ou de modification des exigences réglementaires.
5. Identifiez les données les plus importantes et les plus pertinentes
Toutes les données ne sont pas égales et avoir plus de données ne signifie pas nécessairement une meilleure connaissance des prospects et des clients.
Au lieu de submerger vos équipes d'énormes quantités de données, concentrez-vous sur la compréhension et la qualité des données qui sont vraiment importantes pour votre entreprise.
Sid Kumar, SVP RevOps chez HubSpot, explique :
"Il est facile de s'embourber dans les données, mais en avoir toujours plus n'est pas forcément mieux dans ce contexte.”
“Je pense qu'il est important d'être ciblé et focalisé sur l'utilisation que vous faites de vos données et sur la manière dont elles vous aident à relier votre stratégie de vente.”
Définissez comment vous souhaitez utiliser ces données, que ce soit pour comprendre l'ensemble de votre marché disponible, pour soutenir vos équipes de prospection et de vente ou pour effectuer vos analyses.
6. Complétez et améliorez vos données
Les données ont souvent une durée de vie. Savoir comment maintenir des données précises à 70-80% suffit généralement pour prendre de bonnes décisions en connaissance de cause.
Sid Kumar ajoute :
"Parfois, il faut accepter que les choses ne seront jamais parfaites. Il n'y a pas de données 'parfaites' et une fois que vous avez obtenu cette perfection, elles sont généralement obsolètes.”
“Il s'agit donc de savoir de combien de données vous avez besoin pour convaincre, en tant qu'entreprise, que vous prenez des risques calculés pour pénétrer un marché.”
Pour garder vos données à jour, l’enrichissement des données est une bonne option. Avec un logiciel comme Cognism, vous pouvez programmer des enrichissements réguliers de votre CRM, selon la cadence de votre choix, pour avoir un système à jour.
7. Gérez l’accès aux données
Limitez l'accès aux données aux seuls utilisateurs nécessaires afin de réduire le risque d'atteinte à l'intégrité des données.
La mise en œuvre d'un cadre de contrôle d'accès robuste nécessite la définition précise des autorisations des utilisateurs en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités.
En réduisant les accès inutiles, vous diminuez la probabilité de modifications accidentelles ou de manipulations non autorisées.
Cette approche ne protège pas seulement les données contre les violations potentielles, mais favorise également une culture de responsabilité et de responsabilisation parmi les utilisateurs.
En fin de compte, il s'agit de trouver un équilibre entre accessibilité et sécurité et de veiller à ce que les données restent protégées sans nuire à l'efficacité opérationnelle.
Gardez vos données à jour avec Cognism
L'intégrité des données est essentielle à toute stratégie de vente efficace.
En reconnaissant son importance et en mettant en œuvre des stratégies pour la maintenir, les entreprises peuvent stimuler la croissance de leur chiffre d'affaires, réaliser des analyses fiables et identifier les tendances.
Cognism vous permet de mettre vos données à jour lorsque vous le souhaitez :
- de façon systématique dès qu’un contact est ajouté à votre CRM
- de façon régulière (hebdomadaire, mensuelle, annuelle) selon votre propre programmation
- occasionnellement, vous permettant de mettre à jour des fichiers ciblés
